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浅谈国际商事证明业务的拓展及风险防范(2)

发布时间:2016-05-20 编辑:管理员 来源:加拿大28官网

二)、备案制

由于证明书的形式认证主要是对印章或签字属实的确认,因此,我们对企业的中英文印章也实行严格的审核备案制度。企业的中英文印章应与营业执照、资格证、备案表、批准证书中的中英文名称完全一致,否则不予备案。为了方便核对,我们对注册备案表和年检表的格式进行了新的设计,把公章、商业发票印章、产地证印章和合同印章的备案都设计在一张表格中进行扫描,需要时随时核对。我们还对所有需要办理认证的船运公司、货代公司和保险公司的印章、签章、签字和营业执照都进行了备案。只要有一家企业提供了这些备案,其他企业就可以共享。

(三)、联络制

由于认证的单据中有很多涉及到政府部门出具的单证,我们和部分政府部门建立了联络制。比如,商检局出具的单证在我们认证的单证中占一定的比例,我们和商检建立了紧密的合作关系,专门去商检学习了各类证书真伪的辨别。对难以辨别真伪的单证,随时发送扫描件让商检识别。

这些制度的建立规范了业务操作,为最大限度的降低认证的风险起到了极大的作用。

二、制定防险措施,确保单单有据

我们对单据的审核不仅仅是看形式,更重要的是看内容,内容决定我们需要企业提交什么样的佐证材料,而什么样的佐证材料才能将风险降到最低,这是我们首先会考虑到的问题。

(一)、知识产权保护措施

几年前,我们出具的一份产地证上出现了国内另一家非出口商的商标而受到公安局打假部门的调查,引起了我们对知识产权保护的高度重视。虽然我会从98年起开始为企业办理国外商标注册,但对涉外单证上出现的商标从未进行过必要的审查。2009年,我会与总会专利商标事务所签署了“加拿大28官网专利商标事务所烟台商标联络处”的合作协议,使得我会的知识产权工作上升到一个全面的层次。为此我们制定了相应的措施:

1、无论任何认证的单据(包括产地证)中出现商标,是企业的商标就必须提交有效的商标注册证;是外商的商标,就必须提交外商商标持有人的注册证及双方签署的商标使用协议,提交不了的就必须去掉单据中的商标、商号的字样;

2、如企业使用的外方商标非进口商所有,而是商标持有人授权进口商使用的商标,企业除应提交商标持有人的商标注册证外,还应提交商标持有人与进口商签署的商标使用许可协议,以及商标持有人允许进口商自行授权第三方使用其商标的协议和进口商与企业签署的商标使用许可协议;

3、如企业使用的商标是国内驰名商标持有人委托的定牌加工产品的商标,需提交委托人的委托加工协议;

4、如出现的商标已经办理注册,但还未取得商标注册证,企业必须提交商标管理部门出具的商标申请受理函;

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